Неправильная расстановка приоритетов. Как расставить приоритеты


Влад, я сочувствую вашей ситуации. Насколько я понял у вас есть один большой проект, которые необходимо сдать через два месяца. Нет большого смысла менять работу, т. к. осталось всего немного времени до сдачи. Поэтому сейчас я расскажу о 11 способах расстановки приоритетов, которые позволят сконцентрироваться на самом больном месте, т. е. на вашем проекте.

Причины неудач - неправильные приоритеты

На работе часто появляются много дополнительных задач, телефонные звонки, незапланированные встречи и т. п. Мы пытаемся все успеть, но не получается, а потом расстраиваемся что не успели выслать коммерческое предложение ключевому клиенту или сделать важный телефонный звонок.

Почему мы пропустили важные дела, но успели сделать второстепенные? Человеку свойственно распылять свое внимание , делать то, что совсем неважно. Это происходит потому, что многие малозначимые дела не требуют больших сил. И мы стараемся идти путем меньшего сопротивления, т. е. беремся за те дела, которые легче сделать, а не за то, что действительно важно. Но рано или поздно, все равно приходится приступать к тем задачам, которые казались сложными, только не вовремя и шансы на успех резко падают.

Одной из Причин неудач является - неправильно расставленные приоритеты. Описанные ниже способы помогут вам отличить важное от срочного, главное от второстепенного. Дела приносящие продолжительный эффект от коротких результатов. Как правильно расставить приоритеты?

1. Начинайте работу с самых важных дел

Переходите к менее важным делам, только когда будут сделаны более значимые. Как же оценить важность задачи? Для этого нужно оценить последствия, которые будут вас ждать при невыполнении различных задач. Просто задайте себе вопрос: «Какие будут последствия если это не сделать?» Чем хуже последствия тем важнее задача и тем выше у нее приоритет. У неважных дел последствия от их невыполнения минимальны.

К примеру, регулярная профилактика болезни крайне важна, т. к. без нее могут быть серьезные проблемы с самочувствием, что отрицательно скажется на всей вашей жизни. Значит, профилактика болезни имеет высокий приоритет и приступать к этому делу следует как к одному из первых.

А теперь представьте как влияют на вашу жизнь: компьютерные игры, сидение в интернете, алкоголь и др.? Если их влияние на ваше будущее небольшое, то и приоритет будет соответствующий, если от них отказаться, то ничего страшного не случится, а наоборот, вы получите дополнительное время, которое можно провести с пользой.

Поэтому заходим в соц. сети или идем в ресторан только тогда, когда более важные дела будут сделаны.

2. Начинайте свой день с планирования

Прежде чем приступить к работе, задайте себе вопросы: «Какие самые важные задачи необходимо сегодня сделать? Какие дела второстепенные и к ним можно приступить только после завершения главного?» Если у вас дел более 4 на день, то напишите их на листке т. к. наш мозг не может эффективно оперировать и расставлять приоритеты в уме, когда задач больше чем 7+-2. Вспомните сколько времени вам потребуется, чтобы запомнить обычный городской 7- значный? А сколько времени чтобы записать? Поэтому намного эффективнее планировать на бумаге, а не в уме.

3. Скажите нет второстепенным делам

Второстепенные задачи можно сделать не полностью или, вообще, отказаться от них. Когда времени не хватает, лучше хорошо выполнить главное, чем стараться успеть все.

Если времени достаточно, то успеть все - самый лучший результат, это бесспорно. Но в условиях ограниченного времени можно самые неважные дела из конца списка даже не начинать или сделать не полностью. Это как в шахматах - жертва фигурой ради победы. Также и в делах научитесь жертвовать второстепенным для работы с главным.

На практике бывает тяжело отказаться от всего запланированного и вы начинаете жертвовать временем на отдых, профилактикой своей болезни и т. д. В общем, делаете дела срочные вместо важных. Чтобы искоренить эту привычку, каждый день утром пишите список дел на день и напротив каждого пункта указывайте приоритет от 0 до 10. В этом списке на день последнее дело, у которого самый низкий приоритет - не делайте, т. к. оно самое неважное для вас. Таким образом, вы научитесь говорить нет второстепенным задачам, от которых мало что зависит и будете чувствовать себя значительно свободнее.

4. Не делайте пока не запишите

Каждое новое дело сначала записывайте и только потом решайте, когда приступить. Когда появляется новое дело, то оно кажется важнее, чем есть на самом деле и все по той же причине, что наш мозг не может работать в уме с более чем 7+-2 задач. Поэтому остальное просто забывается и не получается хорошо сравнить степень важности нескольких задач. Также эффект важности могут усилить эмоции, которые неизбежно появляются при всем новом. Когда вы запишите новую задачу, то по соседству сможете обнаружить более важные дела и методом сравнения вы лучше сможете оценить, время работы над ней.

Часто бывает, что вы чем-то заняты и вам звонят и просят: ответить по email, найти информацию и т. д. Часто подобные просьбы кажутся более важными и срочными, чем есть на самом деле из-за эмоциональной составляющей, которая присутствует в любом человеческом общении.

Научитесь не приступать к просьбе сиюминутно, чтобы эмоции не отвлекли от важного на второстепенное. Скажите, что сейчас очень заняты, но освободитесь через несколько часов и сможете помочь с этой просьбой. Даже если вы сейчас не заняты, скажите, что перезвоните через несколько минут, этого времени может хватить, для оценки, в какое время лучше помочь, чтобы не сбивать свой график.

Бывают случаи, когда ответ желательно дать сразу, тогда говорите: «Я сейчас посмотрю свой ежедневник и скажу, смогу ли помочь сейчас». В любом случае, это будет лучше, т. к. у вас появляется возможность сравнить степень важности дела с запланированными ранее и сделать более взвешенное решение.

Во многих случаях можно даже не отвечать на телефонные звонки. А перезвонить можно, когда освободитесь .

5. Отделите важное от срочного

Срочные задачи не всегда являются важными . Также как важные задачи необязательно могут быть срочными. Начинать нужно с важных задач и только потом переходить к срочным. Важные задачи, часто являются стратегическими и не требуют большой срочности выполнения, например, выучить английский для повышения по работе, бросить вредные привычки, сбросить вес. и т. д.

Срочные дела, которые надо сделать прямо сейчас, как правило, появляются в результате внешних сил, это может быть телефонный звонок, просьба коллег и т. д. Часто срочные дела не являются важными, поэтому не следует к ним приступать если можете не успеть сделать важное.

6. Научитесь говорить нет

С делами просто - т. к. они сами по себе не вызывают у вас эмоций. А когда кто-нибудь просит у вас помощи, вы испытываете эмоции, чувство жалости, все это может сбить ваши планы и вместо важного вы начнете делать срочное, которое может быть совсем неважно.

Бывают ситуации, когда вы можете своей помощью навредить, это называется оказать медвежью услугу. Например, наркоман просит деньги на новую дозу, от которой может умереть. Или вас просят поучаствовать в незаконных делах. В таких случаях нужно научиться говорить нет. Например:

- «Я сейчас не могу».
- «Почему?»
- «Личная причина, не могу сказать».
- «Может, поможешь по дружбе?»
- «Ну пожалуйста».
- «-/- Повторяем то же самое».

Выучите наизусть это диалог или составьте свой и тогда вы сможете сказать нет более мягко, что, согласитесь важно.

Обращаю внимание, когда у вас нет веских причин или вы понимаете, что можете обидеть другого человека, если скажете истинную причину, то говорите: «не можете по личной причине». Личная причина - на то и личная, что не всегда ее следует говорить и это встретит куда больше понимания, чем просто слово «нет» или причина, которая может показаться собеседнику не такой уж и веской.

7. Не поддавайтесь влиянию

Бывает, что просьбы коллег или личные просьбы несущественны и могут отвлечь вас от более важных дел. В этом случае отказывайте. Но делайте это осторожно и только в тех случаях, когда вы можете помочь позже или есть более приоритетное дело, которым вы оказываете большую помощь.

Почему же нельзя отказаться полностью от помощи другим и все время тратить только на себя? Дело в том, что оказание помощи поднимает наше моральное состояние, мы становимся добрее. А люди вокруг стремятся к сотрудничеству с порядочными и избегают гордых и надменных. То есть успех в любом деле зависит от морального состояния .

Отказать в Помощи можно если помогаете в другом более хорошо!

8. «А», «Б», «В», «Г» задачи

Составьте список со всеми делами, которые нужно сделать и напротив каждой задачи напишите одну из букв. Каждая буква - это приоритет. «А» - самый высокий, «Г» - самый низкий.

Буква «А». Самые важные дела, от которых сильно зависит ваше будущее. Все важные дела делятся на срочные и несрочные. Срочные помечаются дополнением «Ас», а несрочные просто «А». Сначала сделайте все важные и одновременно срочные дела «Ас» и только потом переходите к важным и несрочным «А».

К важным и срочным, т. е. к «Ас» относится: сходить ко врачу во время острой боли, сдача проекта по работе, дедлайн которого сегодня и т. д. Если таких дел несколько, то ставьте приоритет выполнения, например, «Ас1», «Ас2», «Ас3»,... Чем хуже будут последствия от невыполнения задачи, тем она важнее и выше приоритет.

К важным и несрочным относятся: выучить английский для повышения по работе, заплатить налоги и т. д. Когда дел несколько, также отмечаем их приоритетность: «А1», «А2», «А3»,...

Очередность списка «А» будет следующая: Сначала делаем срочные и важные «Ас1», «Ас2», «Ас3», и только после их выполнения приступаем к важным и несрочным «А1», «А2», «А3»,...

Срочные и неважные дела, от невыполнения которых мало что изменится, не относятся к данному списку. Например, посмотреть «КВН» или купить приправу к ужину.

Если задача требует много времени, например, выучить английский, то условьтесь делать ее определённое время каждый день, например, по 30–60 мин. и считайте выполненной в тот день, когда уделите ей запланированное время, затем продолжайте, но только на следующий день.

Буква «Б». Не сильно важные задачи, которые желательно сделать, но в крайнем случае можно и отказаться. Если не приступать к таким делам, то могут быть небольшие неприятности, но в то же время без серьезных последствий. Важно соблюдать следующее правило - не приступать к делам «Б» пока не будут сделаны задачи «Ас» и «А».

Буква «В». Дела, которые неплохо было бы сделать, но в то же время неприятных последствий не будет, - например, почитать новости, смазать дверь в доме. Приступаем к ним, только когда «А» и «Б» задачи будут выполнены.

Буква «Г». Ненужные задачи и лишние действия, которые выполняются по привычке. Старайтесь определить неактуальные для вас действия и не выполнять их, т. к. чем больше времени вы сэкономите на пустых действиях, тем больше сможете заняться более значимым.

9. Делегирование

Чем больше задач вы сможете поручить кому-то, тем продуктивнее вы становитесь. Но важно соблюдения 2 правил:

Качество должно быть на подобном уровне, как и у вас или выше;
- ваше время стоит дороже, чем стоимость, которую придется заплатить за делегированную работу.

Делегирование расширит ваши возможности и увеличит свободное время, которое можно потратить для достижения ваших целей.

10. Делайте, то, что получается хорошо

Ищите свое призвание. Наиболее важные задачи для нас те, которые максимально задействуют наши таланты. Отдавайте предпочтение тем делам, которые у вас хорошо получаются и вы делаете их очень хорошо. И наоборот не занимайтесь тем, что не нравится или это не ваше. Процесс - этот небыстрый, но необходимый. Я искал себя около 15 лет, пробуя разные сферы деятельности, пока не определил свое призвание. Слова Джона Кейнса: «Мы должны думать о будущем, ведь там мы проведем весь остаток своей жизни ».

11. Не начинайте работу с мелочей

Мы так устроены, что стремимся все делать путем наименьшего сопротивления. На подсознательном уровне мы выбираем более легкое дело. Так, вместо выполнения важных задач, которые сильно влияют на наше будущее, можно провести весь день, занимаясь незначимыми делами, не представляющих особой ценности. Не поддавайтесь искушению начинать работу с мелких дел.

P.S. Если у вас есть сложности или вопросы по прочитанной статье, а также по темам: Психология(вредные привычки, переживания и др.), продажи, бизнес, тайм-менеджмент и др. задавайте их мне , постараюсь помочь. Еще возможна консультация по skype .

P.P.S. Также вы можете пройти online тренинг «Как получить 1 час дополнительного времени». Пишите комментарии, ваши дополнения;)

Подписывайтесь по email
Добавляйтесь

Не секрет, что начиная с определённого уровня зрелости в ИТ компании начинают регистрировать запросы в специальных системах, трекерах. Это позволяет понимать, кто и чем занимается, анализировать текущую ситуацию и уже проделанную работу и ещё массу полезного - при правильной постановке дела выгоды заметно перевешивают бюрократию. Очерёдность исполнения запросов регулируется приоритетами.

За много-много лет работы в поддержке самых разных ИТ-систем, мне очень понравилась система из четырёх приоритетов, о которой речь и пойдёт ниже. Эта система настолько хорошо показала себя на практике в самых разных проектах, что я искренне удивляюсь, встречаясь с другими подходами к приоритетам. Так что я готов приложить определённое количество усилий для популяризации таких определений приоритетов. Чтобы они чаще всеми использовались и чаще встречались в жизни.

TL;DR или сразу о сути

Если у Вас отсутствуют специальные причины (которые Вы готовы внятно сформулировать письменно), то в поддержке ИТ-систем используйте следующие приоритеты:


Приоритет Определение (для регламентов) Определение «на пальцах»
1. Высший Проблема влечёт за собой остановку или полную потерю работоспособности Системы. Становятся недоступны основные функции Системы и ситуация является критической. Проблемы данного приоритета обычно имеют одну или несколько характеристик:
  • повреждение данных;
  • недоступны основные функции Системы;
  • Система зависает на неопределённое время, бесконечно занимая ресурсы и не давая отклика;
  • Система аварийно останавливается и не может начать работать после перезапуска.
Работа будет вестись в круглосуточном режиме 24х7 до решения проблемы или до тех пор, пока достижим прогресс в её решении.
Всё сломалось. Заинтересованные лица бросают все другие дела и начинают решать эту проблему, обычно работа ведётся в авральном (т.е. круглосуточном) режиме.
2. Высокий Проблема влечет за собой значительную потерю работоспособности Системы. Критические функции Системы становятся недоступными, и нет применимого обходного пути решения, однако, Система сохраняет работоспособность в ограниченном объёме, и работы по решению будут вестись в рабочее время. Проблема в самом деле критична, но не настолько всё плохо, чтобы переходить в авральный режим.
3. Средний Проблема влечет за собой несущественную потерю работоспособности Системы, следствием чего является неудобство в работе или необходимость использовать альтернативные или обходные пути решения (workaround). Проблема критична, но допускает ручной или иной способ обхода (workaround).
4. Низкий Данная проблема не влечет потери работоспособности Системы. Это незначительная ошибка или неудобство, ошибка в документации и т.п., которые не препятствуют проведению операций в Системе. Проблема должна быть решена, но не является критичной. Как ни странно, сюда попадает большая часть всех запросов.

Эти приоритеты должны правильно пониматься и использоваться всеми сотрудниками ИТ компании, вовлечёнными в процесс сопровождения.


Для пользователей ИТ-систем от бизнеса приоритет должен ставиться автоматически на основании указанных ими свойств запроса, основанных на уместных, но по возможности объективных свойствах. Например, на критичности и степени влияния:



При этом для конкретных систем критичность может быть указана тут же. Например, для ERP-системы это могут быть диапазоны ожидающихся потерь: свыше 100 млн., от 1 до 100 млн., до 1 млн. Уместным может оказаться использование модификаторов вида "задействована VIP-персона", повышающих или понижающих приоритет. Матрица соответствия должна оставаться простой и прозрачной, но не позволяющей ставить высокие приоритеты необоснованно.


Причина такой кажущейся "дискриминации" рассматривается ниже.


Зачем нужны приоритеты и какими они должны быть

Когда мы сами пишем регламенты, мы сами устанавливаем "правила игры". И имеет смысл установить такие правила не абы как, а чтобы было максимально удобно и эффективно. Это вопрос опыта, но начинать плясать от чего-то надо. Дальше уже дотачивать по месту. Давайте поговорим о том, как определять приоритеты. Начнём как обычно с главного - с ответа на вопрос "зачем это нужно".


Приоритеты нам нужны для того, чтобы выделять из общей массы запросов те, по которым мы хотим более активных действий. Таким образом мы сможем:

  1. Упорядочить работу исполнителя - задачи с более высоким приоритетом должны решаться раньше.
  2. Ввести в SLA разные целевые значения метрик в зависимости от приоритета, которые с одной стороны покажут, что задачи с более высоким приоритетом решаются в более срочном порядке, а с другой стороны позволят оценить, насколько хорошо эти правила выполняются.

Удобно иметь 3-5 приоритетов. Обычно этого хватает на все случаи жизни, другое количество приоритетов является скорее экзотикой. Чтобы приоритеты правильно работали, запросов более высокого приоритета должно быть в 5-10 раз меньше, чем предыдущего. Получается эдакая характерная лесенка (см.рис.).
И тогда запрос с более высоким приоритетом в силу своей экзотичности привлечёт к себе естественное внимание и не затеряется в общей массе запросов конкретного исполнителя. Предполагается, что при нормальной загрузке на каждом исполнителе в среднем висит 5-15 открытых запросов, и половина из них требуют действий от кого-то ещё. Тогда с повышенными приоритетами у каждого исполнителя окажется в среднем не более чем 1-2 запроса, и совершенно понятно с какого конца нужно браться за работу.


Также хотелось бы иметь такие приоритеты, которые логичны и хорошо понимаются всеми участниками процесса. Потому что изменение приоритета слишком сильно может поменять целевые метрики работы, и если одна из сторон не согласна, то получится конфликт, чего хотелось бы избежать. Изменения приоритетов должны происходить при изменении масштаба решаемой проблемы или при появлении новой информации, которая существенно меняет начальную постановку задачи.


По моему многолетнему опыту очень удобной является система из четырёх приоритетов. Я их уже приводил в статье "Как написать хороший SLA ". Ну и в начале этой статьи. Это три основных приоритета (Низкий, Средний, Высокий) и один экстраординарный (Высший) для тех самых случаев, когда все всё бросают и начинают заниматься только этой проблемой до победного конца.


Такая система приоритетов является довольно-таки интуитивно понятной. Меньше трёх регулярных приоритетов использовать нехорошо, плохо масштабируется. Больше трёх уже не особо нужно, да и Оккам не велел.

Определения приоритетов

Осталось обосновать определения приоритетов. Сделать это можно разными способами. Можно просто определить, никак не обосновывая. Можно и обосновать. Не претендуя на всеобщность я приведу один из подходов. Интересен он только тем, что его можно повторить для других специфических условий. Подход будет такой. Будем придумывать критерий, который позволит из общей массы запросов выделить те, которые требуют более пристального внимания. Потом из этих отобранных выбирать те, которые требуют ещё более пристального внимания. Ход мысли, надеюсь, понятен. А дальше из этих критериев и сделаем определения приоритетов. Чтобы определения были ясными, будем стараться каждый раз выбрать такой критерий, чтобы он был максимально простым и понятным.


Сразу отмечу, что по-умолчанию запросы должны всегда открываться с самым низким приоритетом, а более высокие приоритеты должны быть обоснованы в запросе. Иначе желаемой лесенки не получится. Требование письменно обосновать повышенный приоритет является важным, так как заставляет инициатора запроса задать себе вопрос, так ли в самом деле критична проблема. Попробуйте сами и поймёте, что это очень хороший фильтр.


Вернёмся к делению на приоритеты. Перво-наперво поделим все запросы на важные и неважные. Все неважные безжалостно закрываем.


Лирическое отступление

Неважных запросов не бывает. Если проблема ни для кого не является важной, не надо на неё тратить время. Это вопрос эффективности работы. Самый эффективный способ решения неважных проблем - это признать проблему никому не нужной и закрыть запрос. Никогда не оставляйте открытых "на потом" проблем. Вот когда будете готовы ими заниматься, вот тогда и заведёте. А если вдруг не вспомните, то значит и не надо было. Закрывайте. Иначе никакой SLA не поможет. Мир несовершенен, нечего и пытаться устранить в нём все несправедливости (см. рис.). Хотя согласиться с этим и тяжело. Мой внутренний перфекционист тоже было возражал, но ровно до тех пор, пока я не поставил его перед фактом, что делать ненужную работу будем в свободное от основной работы время. Если так уж мучает совесть, то помечайте такие закрытые запросы, чтобы к ним позже можно было вернуться. Когда, например, внезапно разгребли ворох всех текущих проблем и больше нечем стало заняться. Но так случаться не должно, если регулярно нечем заняться, то это значит, что часть ресуров нужно освободить для чего-то другого, более полезного.

Теперь у нас все запросы важные, выделим из них срочные и критичные. Потому что не всякая важная проблема обязана быть срочной или критичной. Как раз наоборот, критичные или срочные проблемы появляются не так уж и часто. Если Вам почему-то кажется, что все проблемы срочные и критичные, то просто попытайтесь письменно сформулировать, в чём важность и критичность каждой. Вот те, для которых не приходится натужно придумывать причину важности или брать нахрапом (сами что ли не понимаете, это же очень критично!), те и будут критичными.


Теперь из срочных и критичных выберем те, у которых нет обходных путей решения проблемы. Да, не так уж и редко бывает так, что с конкретной ситуацией вполне можно справиться без решения исходной проблемы. Посчитать руками на бумажке, собрать отчёт в Экселе, провести ручную операцию вместо штатной и т.п. Это всё обходные пути. Никто не спорит, что так делать неудобно, и что решать проблему надо, ибо зачем нужна ИТ-система, если она не работает. Но при наличии обходного пути, можно потратить на решение больше времени. Поэтому, если обходной путь существует, то им надо сразу пользоваться. Пока исполнитель пытается решить проблему в общем виде, инициатор сразу, не теряя времени, приступает к использованию обходного пути. А если инициатор может себе позволить подождать решения проблемы, то проблема скорее всего не такая уж важная или срочная, за которую он пытался её выдать, можно понижать приоритет.


Ещё лирическое отступление

Вот этот принцип паритета, он вообще очень важен в процессе сопровождения любых IT-систем. Ни одной из сторон процесса не должно быть больше нужно, чем другой. Должен быть паритет. Если одна сторона говорит "ну дальше вы сами, а я - домой, утром чтобы всё было сделано", то приоритет сразу надо понижать и тоже идти домой. Какой смысл ударно трудиться, найти решение глубокой ночью, чтобы оно так и осталось невостребованным до следующего рабочего дня? Или все работаем, или все расходимся. Особенно хорошо это правило работает в авральном режиме. Аврал и надо перейти на круглосуточную работу? Окей, отдел ИТ готов при необходимости работать в таком режиме, для того и создавался. Готов ли бизнес?.. Обратную ситуацию (когда бизнесу надо, а ИТ не готов) я даже не рассматриваю,. Такой ИТ надо сразу разгонять в полном составе, так как не понимающий кто для кого работает отдел ИТ некомпетентен.

Вернёмся обратно к приоритетам. Нужно ли выделять в отдельный приоритет что-то ещё более важное? Да вроде бы уже и не нужно. Дальше только аврал.


Таким образом у нас получилось разбить все запросы на классы, причём каждый следующий класс запросов более редкий и требует более пристального внимания и более быстрого реагирования, чего и хотелось:

  • важные, но критичные запросы (сюда по-умолчанию попадают все новые запросы);
  • срочные и критичные (требуется обоснование почему);
  • срочные и критичные, для которых нет обходного пути (тоже само собой с обоснованием).

Ну и конечно сверхприоритет:

  • всё бросаем и занимаемся только этой проблемой без сна и отдыха.

Последний приоритет обычно выделяется из общего ряда по той причине, что по нему работают в круглосуточном режиме, в отличие от всех предыдущих, по которым работа ведётся в рабочее время. При соблюдении принципа паритета нужности, этот приоритет даже определять особо не нужно. Никто в здравом смысле не станет инициировать круглосуточный режим, если в самом деле не припрёт.


Итого получилось четыре понятных приоритета. Формулировки определений на канцелярите (чтобы можно было взять в свой регламент и исправить по месту) см. в табличке выше.


Названия можно взять предложенные мной, а можно нейтральные числовые - первый (самый высокий), второй, третий и четвёртый. А то бывает, что у кого-то рука не поднимается открывать запросы с приоритетом, который называется "Низким". Я, например, привык пользоваться обоими.

Приоритеты для бизнес-пользователей систем

Всё вышесказанное про приоритеты относится к тем людям, которые занимаются технической поддержкой по долгу службы. Сотрудники службы поддержки должны ориентироваться в общей картине по IT и уметь выставлять приоритеты объективно и единообразно в соответствии с внутренними регламентами. Пользователям же IT-систем от бизнеса лучше не давать возможность выбирать приоритет, а выставлять его автоматически. Хорошим приближением является диагональная матрица влияния и критичности из классического определения приоритета ITIL. Пример уже был приведён выше.


Почему так? Дело не в недоверии пользователям, мол, сирые они и убогие. Просто для пользователя ИТ-системы любая проблема, которая мешает лично ему, всегда будет самого высокого приоритета. Потому что мешает ему выполнять его собственную работу, причём вот прямо сейчас мешает. И ведь как всегда невовремя сломалось, именно тогда, когда нужно было. Иначе пользователь бы в систему не полез и тем более в службу поддержки бы не обращался. У него и так есть чем заняться из своих непосредственных служебных обязанностей. Если бы у него было много запросов, то вот в них приоритеты он бы может и расставил. Но у пользователя в большинстве случаев есть всего один запрос в поддержку. И общая картина по IT ему неизвестна, да и неинтересна, в отличие от сотрудников службы поддержки.


А ещё обычный пользователь обращается в службу поддержки нечасто и, даже стараясь быть объективным, может просто неправильно оформить запрос, указав не тот приоритет, а то и вовсе его не указав, или указав на всякий случай приоритет повыше (уж ошибаться так лучше в свою сторону). Ну и так далее.

В лидере очень важна способность и умение заранее продумать свои планы, ранжировать цели и задачи в зависимости от их важности. Профессионал отличается от любителя тем, что он правильно устанавливает приоритеты. Как определить приоритеты ?

Практик в курсе того, что ему хочется получить.

Философу известно, что ему нужно хотеть.

Лидер знает, как добиться того, чего нужно хотеть.

Успехом можно назвать достижение намеченной цели. Последовательное и методичное. А для этого нужно уметь правильно расставлять приоритеты, правильно распределять усилия и направлять их в нужную цель.

В успехе важны не усилия, а подход к делу с умом.

Некий человек услышал, что можно разбогатеть, если много и тяжело работать. Тогда он, вооружившись лопатой, начал заниматься копанием ям. Ему казалось, что тяжелее этой работы не существует. Однако вопреки обещаниям он не разбогател. Все, что он приобрел в результате долгой и тяжелой работы – это надорванная спина. А все потому, что он не сумел правильно расставить приоритеты в своем труде.

Неорганизованность ведет к деградации.

Умение из общего числа задач вычленить основные, первостепенные в своей важности – качество, необходимое каждому лидеру. как определить приоритетыЖизнь, все процессы в которой пущены на самотек, вскоре станет жизнью, где нет ничего запланированного, продуманного и организованного, это жизнь без целей и достижений.

Учимся определять приоритеты

Дела большой важности и большой срочности необходимо выполнять в самую первую очередь. Важное качество лидера – способность укладываться в сроки.

Для решения важных, но не срочных дел необходимо определить предельный срок выполнения и работать над ними каждый раз, как появится такая возможность. И каждый день.

Дела не очень важные, но очень срочные нужно решить максимально быстро и без ущерба качеству. Чтобы на них не приходилось отвлекаться, работая над действительно важными задачами. Желательно поручить решение подобных дел компетентным и проверенным сотрудникам.

Дела, не очень важные и не очень срочные, такая работа, как заполнение бланков, учет входящей и исходящей документации, сортировка поступающей информации тоже должны кем-то выполняться. На эту рутинную и однообразную работу можно выделить около получаса в неделю, или перепоручить ее кому-нибудь, или же не делать ее вообще. Но прежде чем решить для себя, что эта работа вам не интересна, и отложить ее в долгий ящик, изучите ее. Может так сложиться, что вы отложите ее навсегда.

Делай выбор, иначе можешь потерять

В каждом деле мы являемся либо инициаторами, либо исполнителями. К примеру, вам нужно составить список предстоящих в течение года мероприятий. Вопрос, будет ли такой список составлен, не стоит. Вопрос в другом: кто его станет составлять? То, что лидер будет встречаться с людьми – это не вопрос. Важно другое: с кем будут происходить эти встречи? Очевидно, что лидерами выдвигается инициатива, а последователи реагируют на нее.

Оценивайте, иначе можете попасть в тупик.

Один человек, деятельность которого много лет была сопряжена с принятием важных решений, в своей работе руководствовался до гениальности простым правилом: «Нужно решить, что станешь делать, и сделать. Решить, чего не станешь делать – и не делать этого». Правда, решить, какая задача на сегодняшний день самая важная – дело не простое. Оказалось, что часто люди и сами не знают, что им стоит поставить на первое место.

Чтобы легче расставить приоритеты , определить, что для вас важнее всего остального, нужно задать себе некоторые вопросы.

Что от меня требуется? Лидеру можно отказаться от всего, но ответственность перед другими людьми должна быть для него на первом месте. Прежде чем ответить согласием на предложение любой новой работы, ответьте себе н вопрос: «Что от меня потребуют?». Другими словами, что я могу сделать такого, чего не сможет никто другой? Во главе списка ваших приоритетов и должны стоять ответы на эти вопросы. Если в этих делах вас постигнет неудача, то вы можете пополнить и без того обширные ряды безработных. Любая ваша должность связана с решением определённых задач. Но в их числе есть те, которые кроме вас никто не сможет решить. Поэтому решите для себя, что вы будете делать сами, а что сможете поручить другим сотрудникам.

Задайте себе вопрос, что вам приносит максимальную отдачу. Усилия, которые вы затрачиваете, должны окупаться, приносить отдачу. Поэтому ведите учет затраченных вами усилий и той отдачи, которую они вам принесли. Спрашивайте себя, делаете ли вы все, что в ваших силах, приносит ли ваша деятельность вашему предприятию максимум пользы? Многие организации грешат следующими типичными ошибками:

1. Слишком маленькое число работников, которые вынуждены выполнять слишком большие объемы работы.

2. «Раздутый штат» — работников слишком много, но объем выполняемой ими работы слишком мал.

3. Работников слишком много, и делают они не то, что нужно.

Также постоянно спрашивайте себя, что приносит вам удовлетворение. Ведь наша жизнь коротка, и прожить ее хочется по возможности радостно и с пользой. Работа, которую выполняешь с удовольствием, удается лучше всего. Постарайтесь вспомнить занятие, которое приносит вам удовольствие и которое вы могли бы с радостью делать даже безвозмездно. А потом освойте его настолько, что окружающие будут с радостью платить вам за это ваше занятие. Успех любого дела – это не столько работа, сколько стиль жизни. Занимаясь любимым делом, вы испытываете душевный подъем, вы довольны собой и миром, вносите положительный вклад в жизнь человечества.

Для каждого человека жизненно важно уметь правильно расставлять акценты как в работе, так и в личной жизни. Приоритетные цели и задачи – это те дела, без которых жизнь становится тусклой, серой и бессмысленной. К сожалению, в потоке будничных дел иногда бывает крайне сложно такие акценты расставлять. Мы просто пробегаем мимо собственных желаний, устремлений, целей, не замечая или не желая замечать того, как кричит во все уши собственное подсознание: «Обрати внимание! Не проходи мимо! Да постой же ты!». А мы спешим, торопимся успеть сделать то, что пообещали кому-то, успеть то, что нам навязали извне. Исправить эту ситуацию поможет правильная расстановка приоритетов.

Уделяйте себе время

Есть одно очень простое и интересное упражнение, чтобы выбраться из рутины и увидеть жизнь под новым углом. Каждый день на протяжении недели, независимо от того, на работе вы или дома, уделяйте себе одну минуту. Поставьте таймер и подумайте, что вы можете сделать за эту минуту такого, что изменит ваше внутреннее и внешнее состояние к лучшему? Какое действие может привнести в вашу жизнь немного тепла и комфорта? Возможно, вы выпьете стакан воды, а, может быть, откроете окно или выйдете на улицу. Это мелочи, на которые мы обычно не обращаем внимания: свежий воздух, пить больше жидкости – кажется, все эти предписания для впечатлительных девиц, а не для взрослых людей. Тем не менее именно здоровье – это один из важнейших приоритетов в жизни каждого человека .

На следующей неделе попробуйте увеличить это время, ставьте время уже на 5-10 минут в день и уделяйте внимание себе. Вы заметите, что это время постараетесь потратить на дела, на которые раньше не хватало времени, которые казались неважными, но теперь значительно улучшают душевное и физическое состояние.

Помойте машину, прочитайте на ночь ребенку сказку, с наслаждением поваляйтесь в ванной, почитайте любимую книгу. Если суммировать эти действия, вы увидите, что они вертятся вокруг нескольких главных направлений в вашей жизни. Семья, здоровье, образование, самосовершенствование, финансовое благополучие, любовь, новые впечатления, друзья – это «кусочки пирога», который называется «жизнью».

В потоке будничных дел, забот и обязанностей на работе и дома мы часто забываем об этих приоритетах, довольствуясь жалкими крохами удовлетворения от выполнения родительских или навязанных обществом предписаний. А что в итоге? А в итоге «мучительно больно за бесцельно прожитую жизнь». Для того чтобы этого избежать, достаточно начать жить проактивно. Избегайте бесцельности существования. Если уже «плывете по течению жизни», то плывите с определенной целью, например, как японские самураи, которые выбрали путь служения.

Легкое расставление приоритетов и гармонию в душе определяет ментальная чистота или отсутствие ментального мусора. Что такое ментальный мусор? Это: негативные эмоции, психологические комплексы, эмоциональные травмы, ограничивающие убеждения, негативные установки, зависимости и прочий хлам. Свобода от этого хлама дает энергию, решимость и чистоту мышления, которое критически необходимо как для расстановки приоритетов, так и в современной жизни вообще. .

Приоритеты: 5 путей лучше расставить акценты в жизни

Это может показаться странным, но для каждого человека приоритеты являются чем-то свойственным только ему, уникальным. Это происходит из-за различной расстановки ценностей в каждом из нас. Кому-то важно благополучие семьи, кто-то всю душу вкладывает в дружбу, а для кого-то работа на первом месте. Но мы все можем сбалансировать свою жизнь так, чтобы ценности, приоритеты и обязанности находились в гармонии (кстати, позволяет увидеть на сколько гармонично вы движетесь по жизни). И начать нужно с баланса сегодняшнего дня, в котором правильно расставить акценты, используя методы расстановки приоритетов.

Древнеиндийский поэт Капидаса говорил, что один наш день хранит в себе всю прелесть мира. И это, действительно, так. Если вы хотите сделать свою жизнь более сбалансированной, сделайте гармоничным свой день, используя эти простые инструменты.

  • 1. Самый простой способ

Составьте список дел на день и подумайте, какое из них самое важное? Какое дело из этого перечня при условии его выполнения подарит максимально большое ощущение удовлетворенности? Рядом с этим делом поставьте букву А. Возможно, у вас в списке будет не одно такое дело, поэтому ранжируйте их по степени важности, обозначая цифрами, например: А1, А2 и т.д. На протяжении дня следуйте полученной последовательности дел (без фанатизма, конечно). Вечером подведите итог. Старайтесь использовать этот метод расстановки приоритетов всякий раз, когда находитесь в состоянии усталости и фрустрации.

  • 2. Ролевой подход к расстановке приоритетов

Составьте список дел на день. На другом листе бумаге выпишите все свои значимые, приоритетные лично для вас социальные роли, например: «Я – друг», «Я – мама», «Я – дочь» и т.п. После этого разнесите свои дела по полученным сегментам и отранжируйте их внутри каждого из них по степени важности. На протяжении дня выполняйте последовательно самые важные дела из каждого сегмента, постепенно спускаясь на все более низкие уровни важности.

Начинать нужно, естественно, с самого приоритетного для вас сегмента. В процессе выполнения задач обращайте внимание на свое внутреннее состояние. Вам нужно отследить, насколько правильно вы расставили приоритеты. Возможно, выполняя какое-то действие, вы заметите, что в этот момент «душа болит» за что-то другое, а может быть, наоборот, день пройдет как по нотам. Обращайте внимание на такие тонкости, делайте выводы и, составляя список задач на следующий день, смещайте приоритеты в пользу тех, которые оказались для вас самыми важными. Расстановка приоритетов – дело сугубо индивидуальное.

Бывает так, что с утра или в течение дня составить список дел и отранжировать его по степени важности уже не получится. Как показывает жизненный опыт, дни, когда это происходит, особо удачными не назовешь. Чтобы вернуть все в привычное, поддающееся контролю русло, используйте такой инструмент, как «квадрат Эйзенхауэра».

Для этого расчертите на любом листе бумаги квадрат, который двумя вертикальными отрезками поделите на четыре равные доли. Две верхние части по горизонтали озаглавьте «Важно» и «Неважно», и две части по вертикали обозначьте как «Срочно» и «Не срочно». Таким образом, у вас получилось четыре ячейки. Если мы совместим мысленно вертикаль с горизонталью (как в шахматах), получится четыре категории задач: «Важно и срочно», «Важно, но не срочно», «Неважно, но срочно», «Неважно и не срочно». Всякий раз, когда вы принимаетесь за какое-то дело, отмечайте его в соответствующем квадратике. Категория «Важно и срочно» – это, как правило, «горящие» проекты, задачи, которые нужно было «выполнить еще вчера».

«Важно, но не срочно» – это проактивные задачи, которые важны для будущего благополучия. «Неважно, но срочно» – всевозможные задачи, которые пытаются на нас «повесить» окружающие. «Неважно и не срочно» – пустое времяпрепровождение, зависание в социалках, перекуры и т.д. Очевидно, что последние две категории было бы хорошо совсем исключить из своей жизни, и после разгребания завалов в первой категории уделить максимум внимания второму сегменту.

Такая расстановка приоритетов позволяет оперативно в течение дня навести порядок в делах и не пасть жертвой утра, которое не задалось.

  • 4. Система GTD («Getting Things Done» или «Как привести дела в порядок»)

В принципе, система GTD – это широкий спектр действий, направленных на оптимизацию всех задач, связанных с жизнью отдельно взятого человека. Но Дэвид Аллен очень интересно представил в ней собственный принцип расстановки приоритетов. Все очень просто. Для начала нужно «выгрузить» все дела и задачи из своей головы и записать их на бумагу. После того как этот процесс завершится, можно начинать ранжировать. Все дела делим на четыре категории.

Для того чтобы правильно поделить по сегментам, задавайте вопросы: «Могу ли я сделать это дело за один шаг? Сколько времени это займет? Может быть, это уже и не нужно? Могу ли я кому-нибудь перепоручить это дело?» и т.д. В итоге вы получите четко отранжированный список задач, половину из которых вы сможете решить в ближайшие пятнадцать минут.

  • 5. Расставляйте приоритеты, отталкиваясь от целей

Опишите свой идеальный день. Обозначьте каждую деталь: какая у вас семья, какие отношения, сколько вы зарабатываете, где вы живете, о чем думаете, куда ходите, чем живете? Размечтайтесь основательно, пусть это будет маленькое школьное сочинение на тему «Когда же мне жить станет хорошо?» После этого представьте себя в этом дне, подумайте, какой совет бы вы себе дали? На какие аспекты жизни попросили бы обратить внимание, чтобы ваша жизнь стала такой, как там, в будущем? Отталкиваясь от этого образа будущего, составьте перечень дел, которые бы вас приблизили к его материализации. Отранжируйте его и начните постепенно претворять в жизнь.

Все эти методы расстановки приоритетов не требуют массы времени. Они требуют уделять внимание и проявлять уважение к себе, а это для многих самая сложная задача.

Тем не менее, все усилия окупятся, если вы однажды примете решение жить осознанно и проактивно, уделяя время самым приоритетным задачам и подыскав свой собственный метод расстановки приоритетов.

Уинстон Черчилль сказал однажды: «Если хотите, чтобы работа была выполнена, поручите ее очень занято му человеку». Считается, что занятые люди лучше других контролируют время. Создается впечатление, что они могут сделать за день столько, сколько другим не по плечу. И именно занятой человек всегда найдет возможность внести нужные коррективы в свой график.

Обычно этому способствуют:

Умение отличать первоочередные дела от второстепенных;

Серьезное отношение к срокам выполнения работы;

Привычка все успевать;

Ответственность за порученное дело.

Определяем обязанности

У каждой должности есть свое название и описание, согласно сфере применения. Оно определяет основные функциональные обязанности, за которые работник несет личную ответственность.

Если вы осведомлены о круге ваших обязанностей, то всегда можете сравнить их с той работой, которую выполняете на самом деле.

При отсутствии должностной инструкции, составьте ее самостоятельно. Определите свои основные обязанности. Составьте список того, что необходимо для эффективного выполнения работы. Проанализируйте реальный объем требований к должности и ваш вклад в эффективное развитие бизнеса.

Вы можете обнаружить, что тратите время на выполнение далеко не основных функций. И даже если эта работа интересна и приятна, все же надо осознать, что заработную плату вам платят совсем не за это.

Первым шагом к целесообразному использованию времени может послужить четкое представление о том, за что именно вы несете непосредственную ответственность. Как только вы это осознаете, вам, несомненно, станет легче ставить задачи и определять приоритеты.

Ставим задачи

Постановка и достижение целей играет главную роль в управлении временем. Если вы не знаете, чего хотите достичь, то не будете знать, с чего следует начать.

Четко определив наиболее важные дела и сроки их выполнения, вы с легкостью сможете контролировать события. Таким образом, у вас появится шанс достичь наилучших результатов. Причем сделать это вы сможете за то время, которым располагаете.

Не забывайте также, что намечать цели очень полезно. Это помогает:

Сфокусировать внимание на выполняемой работе;

Составлять план выполнения работы на определенный отрезок времени;

Держать окружающих в курсе событий, чтобы они понимали, какая роль им отведена.

Наличие целей не допускает пустой траты времени. Чтобы четко определить цель, нужно:

Выработать ясное представление о том, чего вы планируете достичь;

Изложить на бумаге свои намерения и строго их придерживаться.

Определяем приоритеты

Установление порядка очередности дел поможет вам в достижении целей. Но для этого нужно определить степень своей загрузки и решить, какие из накопившихся дел нужно выполнить в первую очередь. Задачи можно подразделить на четыре категории:

основные задачи ; их выполнение служит индикатором того, насколько эффективно вы справляетесь со своими обязанностями;

задачи, которые следует выполнять при условии, что со своими первостепенными делами вы уже справились;

задачи, которые вы выполнили бы при наличии времени (это, как правило, проекты, которым не суждено осуществиться).

задачи с невысоким уровнем приоритетности , но вместе с тем несложные и приятные (обычно их мы выполняем в первую очередь).

Распределите всю свою работу на эти четыре группы. Посмотрите на перечень и укажите время, необходимое для выполнения поставленных задач. Выделите разными цветами то, что сделать необходимо, и то, чем бы вам хотелось заняться. Время от времени делайте что-нибудь приятное. Так вы будете чувствовать, что хотя это и не вопрос наибольшей важности, вы позволяете себе заняться им в качестве поощрения за выполнение более сложных заданий.

Не принуждайте себя слишком строго придерживаться приоритетов. Всегда нужно быть готовым к переменам, если этого требуют обстоятельства. Будьте гибким: ситуация может измениться кардинально, и то, что было приоритетным, утратит свою значимость. Придерживаться в таком случае первоначального плана означает потратить впустую еще больше времени.

Однако, если какая-то из первоочередных задач неожиданно снимается с повестки дня (например, отменяется встреча), будьте начеку, чтобы не потратить освободившееся время понапрасну. Используйте накопленную для решения конкретной задачи энергию на следующее задание из вашего списка.

Неотложное и важное

Понимание различия между неотложным и важным имеет огромное значение при распределении времени.

Неотложные задачи требуют немедленного решения, но при этом могут быть незначительными (например, улаживание вопроса с парковкой). Важные же требуют тщательной подготовки и, как правило, дополнительного времени на обдумывание (к примеру, составление бизнес-плана на следующий квартал).

Безотлагательные задания зачастую кажутся значимыми из-за сжатости сроков. Они требуют немедленных действий, но обычно не занимают много времени. Обычно мы стараемся побыстрее отделаться от срочных дел, чтобы заняться важными.

Бывают также случаи, когда позволительно отвлечься в данный момент на что-то более интересное, отложив на время серьезные дела. Но это можно сделать только при наличии веских оснований. Если возникает соблазн заняться чем-нибудь приятным, подумайте, каким образом вы сможете восполнить потраченное время, и спокойно, без угрызений совести и чувства вины, наслаждайтесь приятными моментами.

Конечно, есть вещи в равной степени неотложные и важные. В такой ситуации дело требует полной отдачи, ведь нельзя определить, какое из них более важное. Но в любом случае не забывайте об опасности не уложиться в сроки.

Типы заданий

Проанализируйте свою деятельность. Определите, сколько времени вы тратите на исполнение обязанностей руководителя, а сколько уходит на рутинную работу, характерную для рода вашей деятельности или профессии.

Руководящая должность требует:

Продумывать заранее, все ли имеется для эффективного и качественного выполнения задания;

Собирать нужных людей и нужные материалы в нужное время в нужном месте;

Сообщать исполнителям об их заданиях; объяснять им критерии оценки выполненной работы и, если требуется, давать советы;

Убеждаться в том, что задействованные лица посвящены в суть проблемы и знают, как контролировать процесс.

Иными словами, вы должны уметь планировать, организовывать, направлять и контролировать ход выполнения работы.

Взгляните на перечень приоритетных заданий. Если вы не выполняете должным образом ни один из перечисленных пунктов, подумайте, что же вы все-таки делаете и относится ли это к вашим основным обязанностям.

Вы вполне можете обнаружить, что позволяете другим перекладывать на вас трудные, на их взгляд, задания, поскольку вы справляетесь с ними лучше. Возможно также, что вы затягиваете выполнение задания из-за отсутствия плана или нехватки необходимого оборудования. Причин для невыполнения основных обязанностей и несоблюдения сроков может быть множество. Но самое важное – вы можете даже не понимать, какую значительную роль играют ваши организационные способности в управлении времени.

Делаем выводы

После того как вы определите свои обязанности, наметите цели, расположите задания в порядке приоритетности и распределите их на неотложные и важные, вы с легкостью составите план эффективного использования времени.

Если все это кажется вам слишком обременительным и трудоемким, вспомните историю об одном китайском императоре. Он возжелал, чтобы к его дворцу вела кедровая аллея, и отдал приказ исполнить это управляющему поместьем. На что управляющий возразил ему: «Пройдет триста лет, прежде чем эта затея воплотится в жизнь». «В таком случае, – сказал император, – вы не можете терять ни минуты».

Спросите себя

Подумайте над тем, как вы планируете свое время, и дайте ответы на следующие вопросы.

^ Четко ли вы знаете свои обязанности? Не занимаетесь ли вы тем, что должны делать другие?

^ Ясны ли вам цели вашей работы?

^ Знаете ли вы, каких результатов вы должны добиться сегодня при условии, что сосредоточитесь на выполнении какого-то одного задания?

^ Видите ли вы разницу между важным и неотложным?

^ Все ли вы делаете для того, чтобы эффективно использовать время?

Все получится, если…

Определить основные задачи;

Наметить цели;

Выполнять важную работу по заранее составленному графику;

Быть готовым подкорректировать свои планы в случае непредвиденного изменения ситуации;

Четко различать важные и неотложные задачи;

Применять, если необходимо, управленческие решения. Это поможет лучше организовать время;

Немедленно начать планирование своего времени.

Статьи по теме: