По какой форме составляют 6 ндфл. Как заполнить декларацию при досрочной выплате зарплаты

Кто сдает 6-НДФЛ? Как правильно заполнить и представить отчет? Какие ожидают последствия за несвоевременную сдачу формы? Ответы на эти и другие вопросы - в материале далее.

Что такое 6-НДФЛ?

Напомним вкратце об особенностях данной формы. Рассматриваемый отчет стал применяться с 2016 года. Формат, порядок заполнения и представления документа регламентированы приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@. В отчет 6-НДФЛ включается обобщенная информация об оплате труда и иных доходах сотрудников, а также о сумме подоходного налога, которые работодатель как налоговый агент (НА) исчислил и удержал за отчетный период.

6-НДФЛ является ежеквартальным отчетом.

Срок отправки:

  • за 1-й квартал, 6 и 9 месяцев — должен приходиться на последний день месяца, следующего за отчетным периодом,
  • за год — крайней датой предоставления является 1 апреля года, следующего за отчетным.

О сроках сдачи формуляра в 2019 - 2020 гг, читайте .

Рассмотрим, кто должен сдавать отчет 6-НДФЛ и есть ли для кого-нибудь исключения в обязанности его предоставления.

Кто должен сдавать отчет 6-НДФЛ?

Лица, для кого сдавать 6-НДФЛ — обязанность для выполнения функции НА по НДФЛ, названы в п. 1 ст. 226 НК РФ.

  • из российских компаний;
  • нотариусов, которые ведут частную практику;
  • адвокатов, учредивших адвокатские кабинеты;
  • обособленных подразделений (ОП) зарубежных организаций в РФ.

Отметим, что НА-ИП, зарегистрированные по месту осуществления деятельности в связи с применением УСН, но совмещающие ее с ЕНВД, подают отчет в отношении доходов своих сотрудников и удержанных с них налогов по каждому месту учета с указанием ОКТМО, соответствующего местонахождению торговой точки.

При этом функция НА по НДФЛ может быть выполнена только после фактической выплаты дохода в пользу физических лиц. Это связано с тем, что до перечисления дохода обязанности удержания налога у работодателя не возникает.

Нужно ли обособленным подразделениям российских компаний предоставлять 6-НДФЛ?

ОП российских фирм также обязаны отчитываться перед ФНС об удержанном налоге. На то, что делать это необходимо, указывает п. 2 ст. 230 НК РФ. При этом то, кому сдавать 6-НДФЛ из таких «раскинутых» по всей России компаний, порой не знают многие работодатели. Однако в такой ситуации порядок оформления разделов 1 и 2 отчета идентичен с порядком оформления аналогичных разделов головного офиса.

Основные отличия будут возникать в титульном листе, а именно:

  • код контролирующего органа будет указан по месту учета такого подразделения;
  • КПП проставляется в соответствии с КПП данного ОП;
  • код ОКТМО также должен соответствовать конкретному территориальному делению такого ОП.

Льготные условия предоставления отчета при наличии ОП предусматривает НК РФ для крупнейших налогоплательщиков: лишь они вправе выбирать, куда подавать 6-НДФЛ — по месту учета головной организации или по месту учета ОП. При этом на титульном листе при предоставлении отчета по месту учета крупнейшего налогоплательщика также должно отражаться КПП и ОКТМО самого подразделения.

Образец заполнения 6-НДФЛ по обособленным подразделениям см. .

Отметим, что контролирующие органы не разделяют такую позицию, указывая на то, что крупнейшие также должны отчитываться по месту учета ОП (письмо Минфина РФ от 19.12.16 № БС-4-11/24349@).

Кому надо заполнять 6-НДФЛ при закрытии обособленного подразделения?

Кто сдать 6-НДФЛ обязан при закрытии ОП? Таким вопросом может озадачиться любая компания, принявшая решение о ликвидации подразделения. При закрытии ОП последний отчет необходимо направить по месту учета такого ОП, заполнив титульный лист в соответствии с данными закрываемого ОП. При этом в 6-НДФЛ должны попасть суммы за период с начала года или с момента постановки на учет, если это ОП открыто в текущем году, до даты принятия решения о закрытии.

Пример

ООО «Путь» приняло решение о ликвидации обособленного подразделения, зарегистрированного в ИФНС по г. Красноярску. При этом сама организация стоит на учете в ИФНС по г. Москве. Решение о ликвидации принято 25 июля 2019 года.

Период

Оплата труда, руб.

НДФЛ , руб.

Январь

100 000

13 000

Февраль

65 000

Март

85 000

11 050

Апрель

50 000

68 000

Июнь

74 000

Июль

89 000

11 570

Итого

531 000

69 030

Все сотрудники были уволены в июне 2019 г. 23 июля 2019 г. ОП ООО «Путь» выплатило вознаграждение физлицу по договору ГПХ за перевозку оргтехники и мебели в головной офис в размере 89 000 руб. Ставка налога — 13%.

Не знаете свои права?

С учетом вышеприведенных разъяснений ООО «Путь» следует подать 6-НДФЛ в ИФНС по Красноярску, заполнив следующую информацию:

  • в титульном листе период представления — 53 (за 9 месяцев);
  • КПП — ОП Красноярск;
  • ОКТМО — ОП Красноярск;
  • код места представления — 220;
  • раздел 1:
    • 010 — 13%,
    • 020 — 531 000,
    • 070 — 69 030;
  • раздел 2:
    • 100 — 23.07.2019,
    • 110 — 23.07.2019,
    • 120 — 23.07.2019,
    • 130 — 89 000,
    • 140 — 11 570.

Рассмотрим, кто сдает форму 6-НДФЛ при аренде активов у физлиц.

Сдавать ли 6-НДФЛ по выплатам физлицу за аренду?

При перечислении арендных платежей физлицу, который не ведет деятельности как ИП, компании по правилам НК РФ присваивается статус НА по отношению к этому лицу (пп. 1 и 2 ст. 226 НК РФ). Суммы вознаграждения, которое платит НА согласно арендному контракту с физлицом, считаются доходом последнего, так как выполняются все условия, предусмотренные ст. 226 НК РФ.

Помимо этого, НА следует предоставить сведения в отношении доходов и НДФЛ такого физлица. НА в данном случае также обязан осуществить расчеты суммы НДФЛ и произвести удержание ее в регламентированные гл. 23 НК РФ сроки. То есть 6-НДФЛ налоговый агент сдать обязан. При этом отметим, что дата такого удержания будет соответствовать дате, когда доход был выплачен согласно договору аренды (ст. 226 НК РФ). Также с учетом положений данной нормы, сам налог необходимо уплатить либо в день выплаты арендной платы, либо на следующий день.

Когда можно не сдавать 6-НДФЛ?

Возможность не сдавать 6-НДФЛ существует, только если работодатель не осуществлял выплаты в адрес физлиц.

Такое может случиться при условии, если:

  • компания проходит первые ступени становления бизнеса и у нее нет наемных работников;
  • финансовое состояние работодателя не позволяет осуществлять какие-либо выплаты по причине отсутствия или нехватки денег, поэтому наемных работников позволить себе не может.

Но важно добавить, что даже если НА оплатил труд наемных сотрудников лишь в начале года, а в дальнейшем на протяжении всего года таких выплат работодатель не производил, обязанность по предоставлению отчета сохраняется в течение налогового периода. Заполнение формы за каждый отчетный период необходимо будет осуществить с учетом указанных выплат.

В этом случае НА, кому сдавать 6-НДФЛ необходимо, действуют так:

  • в разделе 1 за каждый отчетный период указывают показатели, аналогичные данным отчета за период выплаты;
  • раздел 2 за последующие периоды не заполняют — в этом нет необходимости, так как в нем отображаются данные за текущий квартал.

Чтобы процесс заполнения не составлял большого труда, в настоящий момент существует много специализированных программ, позволяющих сформировать отчет без ошибок.

Обязан ли работодатель подавать нулевой отчет 6-НДФЛ?

В случае когда данных для представления у НА нет, нужно сообщить об этом по месту учета. В противном случае налоговики могут подумать, что отчет не предоставлен умышленно, и предъявят соответствующие санкции. Ведь согласно п. 2 ст. 230 НК РФ работодатели обязаны подавать такую форму. Если контролирующие органы по каким-либо причинам посчитают, что НА выплачивал доход, но отчет не подал, санкции могут быть применены неблагоприятные, вплоть до блокировки расчетного счета. В связи с этим лучше предупредить налоговиков обо всех фактах, позволяющих получить преимущество в отношении предоставления отчета.

Пример оформления уведомления об отсутствии обязанности сдавать 6-НДФЛ представлен ниже.

Другим выходом из ситуации может быть подача нулевого отчета , что ФНС делать разрешает (письмо ФНС России от 04.05.2016 № БС-4-11/7928). Такой отчет также поможет избежать штрафов.

Штрафы за непредоставление отчета 6-НДФЛ

Понятие «непредставление отчета» характеризуется двумя ситуациями:

  1. Отчет не представлен совсем.
  2. Отчет представлен после положенного срока.

Штраф за данный вид налогового нарушения составляет 1 000 руб. за каждый полный или неполный месяц, при этом отсчет такого месяца осуществляется с последнего дня, предусмотренного для срока сдачи.

Если же такая просрочка будет более 10 рабочих дней, налоговики вправе осуществить блокировку расчетного счета (п. 3.2 ст. 76 НК РФ).

За отражение в форме недостоверных данных на работодателя наложат санкции в размере 500 руб. в отношении каждого отчета с неверными сведениями (п. 1 ст. 126.1 НК РФ).

Нарушение способа подачи отчета приведет к штрафу в сумме 200 руб. за каждый такой отчет (ст. 119.1 НК РФ). Напомним, что, если численность сотрудников у НА меньше 25 человек, он может подавать отчет на бумаге. Если численность превышает указанное значение, предоставление формы возможно только в электронном формате.

Кроме того, возможно применение административных санкций к должностным лицам работодателя. Размер этих штрафов варьируется от 300 до 500 руб. на одно такое лицо (ст. 15.6 КоАП РФ).

Те лица, кто сдает 6-НДФЛ, обязаны внимательно подходить к вышеуказанным аспектам во избежание санкций.

Перечень лиц, кому сдавать 6-НДФЛобязательно, приведен в ст. 226 НК РФ. При этом всем тем, кто сдавал 6-НДФЛ и будет сдавать,необходимо учитывать много важных моментов при оформлении отчета. Вопросы в отношении заполнения 6-НДФЛ довольно часто освещают контролирующие органы, помогая работодателю избежать серьезных ошибок при заполнении формы.

Начиная с 1 января 2016 года все налоговые агенты (организации и ИП, имеющие наемных работников) обязаны представлять ежеквартально налоговую отчетность по НДФЛ по форме 6-НДФЛ «Расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом». Форма расчета утверждена Приказом ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@ и зарегистрирована Минюстом России 30.10.2015 № 39578.

Кроме того, сохраняется обязанность представлять ежегодно справку по форме 2-НДФЛ. При этом расчет 6-НДФЛ содержит данные в целом по всей организации, а 2-НДФЛ представляется персонифицировано по каждому физическому лицу, в отношении которого организация являлась источником дохода и выступала налоговым агентом по НДФЛ.

Расчет 6-НДФЛ состоит из титульного листа, раздела 1 «Обобщенные показатели» и раздела 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц».

Кто и куда предоставляет расчет 6-НДФЛ

Обязанность по сдаче отчета возложена на организации и ИП, которые признаются налоговыми агентами на основании положений ст. 226 НК РФ.

Расчет представляется:

  • российской организацией — в налоговую инспекцию по месту своего учета;
  • российской организацией, имеющей обособленные подразделения, — в налоговую инспекцию по месту учета головной организации и месту нахождения обособленных подразделений (в отношении физических лиц, получивших доходы от обособленных подразделений);
  • индивидуальным предпринимателем — в налоговую инспекцию по месту осуществления деятельности в связи с применением налоговых режимов в виде уплаты ЕНВД и ПСНО;
  • крупнейшим налогоплательщиком — в налоговую инспекцию по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика либо в налоговую инспекцию по месту учета такого налогоплательщика по соответствующему обособленному подразделению (отдельно по каждому обособленному подразделению).

Сроки представления расчета 6-НДФЛ

Составляется и подается раз в квартал в общей сумме по организации, без персонифицированного учета.

Сдается ежеквартально не позднее последнего числа месяца, который следует за истекшим кварталом.

Сроки сдачи формы 6-НДФЛ в 2016 году:

  • за I квартал 2016 г. - не позднее 4 мая 2016 г.;
  • за полугодие 2016 г. - не позднее 1 августа 2016 г.;
  • за 9 месяцев 2016 г. - не позднее 31 октября 2016 г.

Организации и ИП, имеющие численность физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, до 25 человек, вправе сдавать расчет на бумажных носителях. Все остальные налоговые агенты представляют отчетность в электронном виде.

Основания для сдачи 6-НДФЛ

Основанием для заполнения расчета 6-НДФЛ является регистр налогового учета (п. 1 ст. 230 НК РФ), в котором отражены:

  • начисленные и выплаченные налоговым агентом доходы физическим лицам;
  • предоставленные физическим лицам налоговые вычеты;
  • исчисленные и удержанные налоги.

При этом используются специальные коды — справочники «Коды доходов», «Коды вычетов», утверждены приказом ФНС России от 10.09.2015 № МВ-7-11/387@ «Об утверждении кодов видов доходов и вычетов».

При заполнении формы расчета не допускается:

  • исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средства;
  • двусторонняя печать Расчета на бумажном носителе;
  • скрепление листов Расчета, приводящее к порче бумажного носителя.

Общие правила заполнения расчета 6-НДФЛ

  • текстовые и числовые поля формы расчета заполняются слева направо, начиная с крайней левой ячейки, либо с левого края поля, отведенного для записи значения показателя;
  • если показатели соответствующих разделов расчета не могут быть размещены на одной странице, заполняется необходимое количество страниц. Итоговые данные отражаются только на последней странице;
  • поле «Номер страницы» заполняется на каждой странице расчета и имеет сквозную нумерацию, начиная с Титульного листа. Порядковый номер страницы записывается слева направо, начиная с первого (левого) знакоместа. Например, на первой странице ставится — «001»; на десятой странице — «010»;
  • расчет заполняется чернилами черного, фиолетового или синего цвета;
  • в случае отсутствия значения по суммовым показателям указывается ноль («0»);
  • в незаполненных знакоместах в правой части поля проставляется прочерк;
  • дробные числовые показатели заполняются следующим образом: в случае если знакомест для указания дробной части больше, чем цифр, то в свободных знакоместах соответствующего поля ставится прочерк. Например: сумма исчисленного дохода заполняется по формату: 15 знакомест для целой части и 2 знакоместа для дробной части и, соответственно, при количестве в размере «1234356.50» они указываются как: «1234356--------.50».
  • код ОКТМО указывается в соответствии с «Общероссийским классификатором территорий муниципальных образований» ОК 033-2013 (ОКТМО), утвержденном Приказом Росстандарта от 14.06.2013 № 159-ст. налоговые агенты указывают код того муниципального образования на территории которого находится организация или обособленное подразделение организации;
  • ИП, нотариусы, занимающиеся частной практикой, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты и другие лица, занимающиеся частной практикой, и признаваемые налоговыми агентами, указывают код по ОКТМО по месту жительства;
  • налоговые агенты — индивидуальные предприниматели, которые состоят на учете по месту осуществления деятельности с применением системы налогообложения в виде единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности и (или) патентной системы налогообложения указывают код по ОКТМО по месту учета индивидуального предпринимателя в связи с осуществлением такой деятельности;
  • каждая страница заверяется подписью налогового агента или его представителя и указывается дата подписания расчета.

Ответственность за несдачу 6-НДФЛ

С 2016 года вводятся новые меры ответственности, связанные с введением обязанности представлять форму 6-НДФЛ. Если отчетность содержит недостоверные сведения, налогового агента оштрафуют на 500 руб. за каждый документ (ст. 126.1 НК РФ). Если не представить в установленный срок расчет 6-НДФЛ, то за каждый полный или неполный месяц просрочки штраф составит 1000 руб. (п. 1.2 ст. 126 НК РФ). Более того, с 1 января 2016 года налоговые органы вправе приостанавливать операции по банковским счетам налоговых агентов, если расчет сумм НДФЛ не представлен в течение 10 дней после установленного срока.

Расчет 6-НДФЛ – еще один вид отчетности для всех работодателей. Его должны сдавать организации и ИП с работниками, начиная с 1 квартала 2016 года.

Образец заполнения 6-НДФЛ

Образец заполнения расчета 6-НДФЛ вы можете посмотреть на этой странице .

Куда сдавать расчет 6-НДФЛ

6-НДФЛ необходимо сдавать в ту же ИФНС, в которую был перечислен НДФЛ . Адрес и контактные данные вашей налоговой инспекции, можно узнать при помощи этого сервиса

Форма расчета 6-НДФЛ

Расчет 6-НДФЛ можно передать в налоговую инспекцию двумя способами:

  1. В бумажной форме лично или по почте заказным письмом. Такой способ подходит только тем работодателям, у которых среднесписочная численность сотрудников получивших доход в налоговом периоде составляет не более 10 человек.
  2. В электронном виде на дисках и флешках или через интернет посредством операторов ЭДО или сервиса на сайте налоговой службы.

Сроки сдачи формы 6-НДФЛ в 2020 году

Расчет 6-НДФЛ необходимо сдавать ежеквартально . Крайний срок подачи – последнее число первого месяца следующего квартала.

Примечание : если отчетный день выпадает на выходной или праздник, то крайний срок сдачи переносится на ближайший рабочий день.

Штрафы за несдачу формы 6-НДФЛ

Штраф за несвоевременную подачу расчета 6-НДФЛ составляет 1000 рублей за каждый месяц просрочки. Кроме этого налоговые инспекторы имеют право заблокировать расчетный счет организации (ИП) в случае задержки в сдаче отчета более чем на 10 дней.

Штраф за подачу отчета содержащего недостоверные сведения составляет 500 рублей за каждый документ.

Порядок заполнения формы 6-НДФЛ

Официальную инструкцию по заполнению расчета 6-НДФЛ вы можете скачать по этой ссылке .

Общие требования

Ниже перечислены основные требования, которые необходимо соблюдать при заполнении расчета 6-НДФЛ:

  1. Расчет заполняется на основании данных содержащихся в регистрах налогового учета (начисленные и выплаченные доходы, предоставленные налоговые вычеты, исчисленный и удержанный НДФЛ).
  2. Форма 6-НДФЛ составляется нарастающим итогом (первый квартал, полугодие, 9 месяцев и календарный год).
  3. Если все требуемые показатели не получается уместить на одной странице, то заполняется необходимое количество страниц. Итоговые данные в этом случае отражаются на последней странице.
  4. Все страницы, начиная с титульного листа должны быть, пронумерованы («001, «002» и т.д.).
  5. При заполнении расчета 6-НДФЛ запрещается:
    • исправление ошибок при помощи корректирующего средства;
    • двусторонняя печать листов;
    • скрепление листов, приводящее к порче бумажного носителя.
  6. При заполнении формы 6-НДФЛ необходимо использовать чернила черного, фиолетового или синего цвета.
  7. При заполнении расчета на компьютере печать знаков выполняется шрифтом Courier New высотой 16-18 пунктов.
  8. Каждому показателю в форме расчета соответствует одно поле, состоящее из определенного количества знакомест. В каждом поле указывается только один показатель (исключение составляют показатели, значением которых являются дата или десятичная дробь).
  9. Для указания даты используются по порядку три поля: день (поле из двух знакомест), месяц (поле из двух знакомест) и год (поле из четырех знакомест), разделенные знаком «.» («точка»).
  10. Для десятичной дроби используются два поля, разделенные знаком «точка». Первое поле соответствует целой части десятичной дроби, второе дробной части десятичной дроби.
  11. В расчете обязательны к заполнению реквизиты и суммовые показатели. При отсутствии значения по суммовым показателям указывается ноль («0»).
  12. Текстовые и числовые поля заполняются слева направо, начиная с крайней левой ячейки, либо с левого края поля, отведенного для записи значения показателя.
  13. Если для указания какого-либо показателя не требуется заполнение всех знакомест, то в незаполненных ячейках необходимо поставить прочерк.
  14. Дробные числа заполняются аналогично правилам заполнения целых чисел. Если знакомест для указания дробной части больше чем цифр, то в свободных ячейках ставятся прочерки (например, «123456——.50»).
  15. Суммы НДФЛ исчисляются и указываются в полных рублях по правилам округления (менее 50 копеек отбрасываются, а 50 копеек и более округляются до полного рубля).
  16. Расчет 6-НДФЛ заполняется отдельно по каждому ОКТМО.
  17. На каждой странице формы 6-НДФЛ в соответствующем поле необходимо поставить подпись и дату подписания расчета.

Титульный лист

Поле «ИНН» . ИП и организации указывают ИНН, в соответствии с полученным свидетельством о постановке на учет в налоговом органе. У организаций ИНН состоит из 10 цифр, поэтому при заполнении необходимо в 2-х последних ячейках поставить прочерки (например, «5004002010—»).

Поле «КПП» . ИП поле КПП не заполняют. Организации указывают КПП, который был получен в ИФНС по месту нахождения (обособленные подразделения указывают КПП по своему месту нахождения).

Поле «Номер корректировки» . Ставится: «000» (если за налоговый период (квартал) расчет сдается первый раз), «001» (если это первое исправление), «002» (если второе) и т.д.

Поле «Период представления (код)» . Указывается код периода, за который сдается расчет (см. Приложение 1 ).

Поле «Налоговый период (год)» . Указывается год налогового периода, за который сдается расчет (например, 2019).

Поле «Представляется в налоговый орган (код)» . Указывается код налогового органа, в который подается расчет 6-НДФЛ. Код вашей ИФНС вы можете узнать при помощи .

Поле «По месту нахождения (учета) (код)» . Указывается код места представления расчета в налоговый орган (см. Приложение 2 ).

Поле «налоговый агент» . Индивидуальным предпринимателям необходимо построчно заполнить свою фамилию, имя и отчество. Организации пишут свое полное наименование в соответствии с учредительными документами.

Поле «Форма реорганизации (ликвидация) (код)» . Заполняется только в отношении реорганизованных/ликвидированных компаний. Указывается код реорганизации (см. Приложение № 4 ). Также вписывается ИНН/КПП реорганизованного юрлица.

Поле «Код по ОКТМО» . Организации указывают код ОКТМО по месту нахождения (нахождения обособленного подразделения). ИП указывают код по ОКТМО по месту жительства.

Поле «Номер контактного телефона» . Указывается телефонный код города и номер телефона, по которому можно будет с вами связаться работникам налоговой инспекции (например, «+74950001122»).

Поле «На страницах» . В данном поле указывается количество страниц, из которых состоит расчет 6-НДФЛ (например, «002»).

Поле «c приложением подтверждающих документов или их копий» . Здесь ставится количество листов у документов, которые прилагаются к расчету 6-НДФЛ (например, доверенность представителя). Если таких документов нет, то поставьте прочерки.

Блок «Доверенность и полнота сведений, указанных в настоящем расчете, подтверждаю» .

В первом поле необходимо указать: «1» (если расчет подтверждает ИП или руководитель организации), «2» (если представитель налогового агента).

В остальных полях этого блока:

  • Если расчет сдает ИП, то ему необходимо поставить только подпись и дату подписания расчета.
  • Если расчет сдает организация, то необходимо построчно указать ФИО руководителя в поле «фамилия, имя, отчество полностью». После чего руководителю необходимо поставить подпись и дату подписания расчета.
  • Если расчет сдает представитель (физическое лицо), то необходимо построчно указать ФИО представителя в поле «фамилия, имя, отчество полностью». После этого представителю необходимо поставить подпись, дату подписания и указать наименование документа, подтверждающего его полномочия.
  • Если расчет сдает представитель (юридическо лицо), то в поле «фамилия, имя, отчество полностью» пишется ФИО уполномоченного физического лица этой организации. После этого, данному физлицу необходимо поставить подпись, дату подписания и указать документ, подтверждающий его полномочия. Организация в свою очередь заполняет свое наименование в поле «наименование организации».

Раздел 1. Обобщенные показатели

В Разделе 1 указываются обобщенные суммы НДФЛ по всем работникам нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей налоговой ставке.

Если доходы в течение налогового периода выплачивались по разным ставкам, то Раздел 1 нужно заполнить отдельно по каждой налоговой ставке (за исключением строк 060-090).

Соответственно если все показатели строк Раздела 1 не получается уместить на одной странице, то заполняется необходимое количество страниц. Итоговые показатели по всем ставкам (строки 060-090) заполняются на первой странице.

В Разделе 1 указывается:

Строка 010 – ставка налога, по которой был исчислен НДФЛ.

Строка 020 – обобщенная сумма начисленного дохода по всем работникам нарастающим итогом с начала налогового периода.

Строка 025 – обобщенная сумма начисленных дивидендов по всем работникам нарастающим итогом с начала налогового периода.

Строка 030 – обобщенная сумма предоставленных налоговых вычетов уменьшающих доход подлежащий налогообложению, нарастающим итогом с начала налогового периода.

Строка 040 – обобщенная сумма исчисленного НДФЛ по всем работникам нарастающим итогом с начала налогового периода.

Строка 045 – обобщенная сумма исчисленного налога на доходы в виде дивидендов нарастающим итогом с начала налогового периода.

Строка 050 – обобщенная сумма фиксированных авансовых платежей по всем работникам, принимаемая в уменьшение суммы исчисленного налога с начала налогового периода.

Строка 060 – общее количество работников, получивших в налоговом периоде облагаемый налогом доход. В случае увольнения и приема на работу в течение одного налогового периода одного и того же сотрудника, количество работников не корректируется.

Строка 070 – общая сумма удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода.

Строка 080 – общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом, нарастающим итогом с начала налогового периода.

Строка 090 – общая сумма налога, возвращенная налоговым агентом налогоплательщикам в соответствии со статьей 231 НК РФ, нарастающим итогом с начала налогового периода.

Раздел 2. Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного НДФЛ

В Разделе 2 указываются даты фактического получения работниками дохода и удержания налога сроки перечисления налога и обобщенные по всем работникам суммы фактически полученного дохода и удержанного налога.

В Разделе 2 указывается:

Строка 100 – дата фактического получения доходов, отраженных по строке 130.

Строка 110 – дата удержания налога с суммы фактически полученных доходов, отраженных по строке 130.

Строка 120 – дата, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога.

Строка 130 – обобщенная сумма фактически полученных доходов (без вычитания суммы удержанного налога) в указанную в строке 100 дату.

Строка 140 – обобщенная сумма удержанного налога в указанную в строке 110 дату.

Если в отношении различных видов доходов, имеющих одну дату их фактического получения, имеются различные сроки перечисления налога, то строки 100-140 заполняются по каждому сроку перечисления налога отдельно.

Приложение 1. Коды периодов предоставления

Примечание : ликвидированные (реорганизованные) организации заполняют код, соответствующий периоду времени от начала года, в котором произошла ликвидация (реорганизация), до дня завершения ликвидации (реорганизации).

Приложение 2. Коды мест представления расчета 6-НДФЛ

Код Наименование
120 По месту жительства индивидуального предпринимателя
120 По месту жительства члена (главы) крестьянского (фермерского) хозяйства
125 По месту жительства адвоката
126 По месту жительства нотариуса
213 По месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика
214 По месту нахождения российской организации, не являющейся крупнейшим налогоплательщиком
215 По месту нахождения правопреемника, не являющегося крупнейшим налогоплательщиком
216 По месту учета правопреемника, являющегося крупнейшим налогоплательщиком
220 По месту нахождения обособленного подразделения российской организации
320 По месту осуществления деятельности индивидуального предпринимателя
335 По месту нахождения обособленного подразделения иностранной организации в РФ

Приложение 4. Коды форм реорганизации и ликвидации организации (обособленного подразделения)

Нулевой расчет по форме 6-НДФЛ

Отчет 6-НДФЛ с нулевыми показателями сдавать не нужно .

Позиция представителей ФНС в это вопросе довольно простая: если в течение налогового периода не было выплат и НДФЛ не удерживался, форму 6-НДФЛ сдавать не надо.

Не требуется сдавать 6-НДФЛ и в тех случаях, когда сотрудников нет в принципе, а также когда ИП или организация только зарегистрировались и работать ещё не начали.

Примечание : для своей подстраховки вы можете (но не обязаны) написать в ИФНС пояснение в произвольной форме на каком основании (отсутствие выплат, деятельности, сотрудников) вы не стали подавать отчет 6-НДФЛ.

Для формы 6-НДФЛ предполагается отдельное название - расчет налогового агента. Для всех налоговых агентов работает единая схема: «выплатил доход физ.лицу - заполни 6-НДФЛ». Рассмотрим более подробно кто сдает форму 6-НДФЛ.

6-НДФЛ — расчет налогового агента

Обязанность по сдаче 6-НДФЛ описана абз. 3 п. 2 ст. 230 НК РФ, где указано, что сдавать эту форму должны налоговые агенты. Налоговыми агентами могут являться: организации, обособленные подразделения типа отечественных корпораций и индивидуальные предприниматели, которые выплачивают сотрудникам (физическим лицам) доход. Следовательно, если физ.лицам доходы не выплачивались, то 6-НДФЛ не сдается, так как обязанности налогового агента не возникает.

Отчет по форме 6-НДФЛ утвержден приказом ФНС N ММВ-7-11/450 от 14.10.2015. В расчет включают следующие данные:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

  • начисленные и выплаченные суммы доходов, выплаченные работодателем сотрудникам;
  • сумма налоговых вычетов;
  • начисленный и удержанный НДФЛ за отчетный период;
  • даты фактической выплаты дохода и удержания налога;
  • срок уплаты налога.

В расчете не выделяются данные по каждому сотруднику (физическому лицу) в отдельности, в отличие от справок 2-НДФЛ.

Структура расчета:

  • титульный лист, где отражаются общие сведения о налоговом агенте и отчетный период;
  • раздел 1, где отражаются сводные о доходах и количестве получивших доход;
  • раздел 2, где отражаются подробные данные о датах и суммах получения дохода и сроках перечисления налога.

Кто и когда сдает 6-НДФЛ

Расчет 6-НДФЛ ежеквартальный. Срок сдачи расчета — не позднее последнего числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Организации, где количество сотрудников (физических лиц) более 25 человек, должны сдавать расчет в налоговую службу в электронном виде. А организации, где работают до 25 человек, имеют право сдавать расчет на бумажном носителе.

Дата сдачи расчета:

  • датой сдачи расчета, отправленная в электронном виде, является дата получения квитанции;
  • датой отправки расчета по почте считается дата указанная сотрудником почты на описи;
  • датой сдачи расчета нарочно, является дата указанная на отчете сотрудником налоговой инспекции.

Правила заполнения формы:

  • для заполнения отчета используются регистры налогового учета, где отражаются данные о начисленных и выплаченных доходах сотрудникам (физическим лицам), об исчисленных и удержанных НДФЛ и о налоговых вычетах, предоставленных сотрудникам.
  • для каждой налоговой ставки 13, 30, 35 процентов, необходимо итоговые данные о доходах отображать в отдельном разделе 1. Соответственно, сколько налоговых ставок применяется в организации, столько заполненных разделов 1 и будет.
  • в разделе 2 необходимо все доходы, которые получены сотрудниками (физическими лицами) в отчетном периоде распределить по датам.
  • отчет необходимо заполнять отдельно по каждому коду ОКТМО.
  • вносить данные в числовые и текстовые поля нужно слева направо.
  • при нумерации страниц отчета используется сквозная нумерация, начиная с титульного листа.
  • при заполнении отчета не допускается исправление ошибки корректирующим средством.
  • при выводе отчета на бумажный носитель допускается только односторонняя печать.

Штрафы, предусмотренные статьей 126 НК РФ

  • в случае допущения ошибки (неверная информация, ошибка в реквизитах и т.д.) налоговому агенту предъявляется штраф в размере 500 руб.;
  • в случае просрочки срока сдачи отчета – 1000 руб. за каждый просроченный месяц.

НДФЛ – налог, который граждане РФ платят в казну с получаемых доходов. Работодатели обязаны перечислять НДФЛ за работников централизованно в бюджет в виде налогов от предприятия. Законодательством утверждены две формы, по которым организации формирует отчеты о доходах сотрудников, туда же включается информация о вычетах и начисленных налогах.
До 2016 года единственным отчетом о доходах физических лиц, предоставляемым в налоговую инспекцию от предприятия, числилась справка по форме 2-НДФЛ. Менялись коды вычетов и доходов, неизменным оставался только принцип формирования справки: индивидуальная информация по каждому сотруднику компании.
Теперь таких формы две: к 2-НДФЛ присоединился расчет по форме 6-НДФЛ. В инспекцию эти отчеты передаются одновременно - по окончании каждого квартала. Отличие 6-НДФЛ – консолидация в одном документе информации, касающейся НДФЛ, по физлицам, получившим любую оплату от предприятия в виде зарплаты, дивидендов и выплат по прочим договорам.

Как отчет проверяет налоговая

При поступлении заполненного отчета от предприятия налоговая проверяет его на соответствие контрольных показателей. Законодательством предусмотрен порядок проверки отчетов, выявления несоответствий и алгоритм выставлений требований и применения штрафных санкций.
Налоговикам доступна вся информация по налогоплательщику, все отчеты консолидированы в карточке налогоплательщика. Поэтому организации стоит позаботиться о такой процедуре, как проверить 2-НДФЛ перед сдачей в налоговую и декларации по налогу на прибыль, так как потом «подогнать» информацию не представится возможным.
Инспекторы проверяют полученные отчеты на предмет наличия двух типов недочетов:

  1. Ошибки внутри отчета – это ошибки, связанные с неправильно указанными значениями в графах отчета, то есть соотношения между строчками не выполняется (такие ошибки находят специальные бухгалтерские программы).
  2. Отсутствие нужных соотношений между значениями в трех документах: 2-НДФЛ, 6-НДФЛ и декларация по налогу на прибыль (такие ошибки представляется возможным обнаружить только вручную).

При выявлении ошибок инспектор запрашивает у бухгалтера объяснения информации. При не отправке ответа на требование налоговая может назначить проверку. В ходе проверки организация обязана будет предоставить оригиналы всей документации, использованной для заполнения отчета, чтобы подтвердить достоверность информации.
Для избавления всего персонала бухгалтерии от таких забот, рекомендуется самостоятельно предпринять такие действия, как проверить 6-НДФЛ, ну, а если ошибка организацией обнаружена, немедленно предоставить уточненку.
Акцентировать внимание при заполнении нужно на типовых ошибках, в том числе опечатках, так как опечатка рассматривается как недостоверность информации, даже, когда она очевидна как техническая ошибка.

Как проверить форму 6-НДФЛ перед сдачей в налоговую

Прежде, чем отправить 6-НДФЛ проверяющему, следует проверить его на соответствие формы бланка отчета и электронного формата, а также на правильность заполнения и точность указанных показателей в разделах отчета.
Проконтролировать правильность расчетов помогут разработанные и установленные законодательством контрольные соотношения, которые разработали сами налоговики. Эти показатели помогут обнаружить несоответствия в виде банальных опечаток и проанализировать, правильно ли составлен отчет.
В первом разделе 6-НДФЛ есть вся информация по предприятию нарастающим итогом за все предыдущие кварталы с начала года, включая текущий, а второй раздел содержит информацию только за текущий квартал.
Разделы выполняют разные функции, поэтому их не корреспондируют между собой. Поэтому на предположение: должна ли сумма начисленного дохода из раздела 1 отчета 6-НДФЛ идти с суммой итого из раздела 2, ответ отрицательный. Никаких контрольных соотношений между разделами не может быть установлено.

Проверяем титульный лист

Для начала рекомендуется выполнить такую простую операцию, как проверить правильность заполнения 6-НДФЛ на титульном листе, затем проверяем обе части отчета.
Первый лист содержит основную информацию о предприятии (название с расшифровкой, коды, адрес, телефон и т.д.); сведения об инспекции, где зарегистрировано предприятие. На каждый филиал предприятия формируется и сдается отдельный отчет, где указаны коды соответствующего предприятия, на головную компанию предоставляется персональный отчет.
В соответствие с новыми изменениями, внесенными в правила заполнения титульного листа НДФЛ-6, специально для правопреемников выделено две строки и добавились три кода места представления отчета.
Для начальной версии отчета код корректировки указывается 000, а для корректировки − с 1 и последовательно дальше, например, 003. Некоторые работодатели присваивают ошибочно начальному отчету код 001.

Проверяем первый раздел

В первом разделе должны быть указаны итоговые показатели за все предыдущие налоговые периоды по всем физлицам, кому предприятие выплачивало деньги.
В случае, если предприятие выплатило за прошедший отчетный период доходы, облагаемые налогом по различным ставкам, потребуется предоставить заполненный первую часть отчета по каждой ставке на отдельном листе. Если начисление НДФЛ было по ставкам: 13, 15, 30, 35%, то в строчки с 10 по 50 руководитель или бухгалтер предприятия заносит информацию в каждом разделе номер 1, а строчки с 60 по 90 – только на странице 1 этого первого раздела. Если же все выплаты были сделаны из расчета налоговой ставки, например, 13%, то организация оформляет один первый раздел, заполняя все строки с 10 по 90.

Проверяем второй раздел

Оформление второго раздела сложнее, чем первого. Здесь очень важно не ошибиться с датами и суммами.
Второй раздел представляет собой одинаковые блоки для размещения информации по датам и суммам со строчками с 100 до 140.
Чтобы достоверно заполнить второй раздел требуется правильно указать даты. Чтобы безошибочно внести информацию, необходимо приготовить документацию, из которой можно выделить:

  1. Дату фактического получения дохода. Это дата − не число выдачи денег физлицу на руки. Имеется виду число начисления дохода (по зарплате, например, – это последний день месяца).
  2. Дату удержания НДФЛ из этого дохода. Это число удержания налога из дохода, а не число платежного поручения по перечислению налога.
  3. Последний день срока, когда организация обязана была перечислить в бюджет удержанный из этого дохода НДФЛ.

Если эти три числа одинаковы, то бухгалтер группирует информацию и указывает ее в одном блоке строчек с 100 до 140. Если даты разнятся, блоки заполняются индивидуально по каждой дате, и количество блоков соответствует количеству вариантов дат.

Подключаем контрольные соотношения

Провести такую работу, как проверить, верен ли расчет 6-НДФЛ, можно с помощью контрольных соотношений.
Контрольные соотношения – это последовательность математических вычислений между некоторыми строчками, которые должны совпадать с другими показателями отчета, то есть все расчеты, зашифрованные в строчках отчета, должны при пересечении давать соответствующие результаты.
Проверять контрольные соотношения 6-НДФЛ (за 3 квартал 2019 года, кстати, они будут, возможно, отличаться по сравнению с 1 кварталом этого же года) организация не обязана. Эта процедура носит рекомендательный характер для исключения элементарных ошибок в отчете, допущенных бухгалтером.
В некоторых новых бухгалтерских программах уже включена такая опция, как «проверить форму 6-НДФЛ», то есть автоматическая проверка информации, занесённых в строчки отчета, на предмет соответствия контрольным соотношениям. В результате анализа программа предлагает варианты корректировки данных.
Тем не менее, рекомендуется предпринять такой шаг, как проверить 6-НДФЛ самостоятельно, пересчитать на калькуляторе несколько или все контрольные соотношения еще и вручную − это обезопасит бухгалтера от составления уточненки.
В письме налоговой службы есть двенадцать пунктов тех показателей, несоответствие которых вызовут дополнительные уточнения со стороны налоговиков.
Вот некоторые из них:

  • фактическая дата подачи 6-НДФЛ совпадает с указанной датой на титульном листе отчета;
  • рассчитанное значение суммарного дохода, указанное в строчке 20, должно быть не меньше значения суммарных вычетов по строчке 30;
  • значение строчки 40 должно соответствовать результату следующих операций: разность строчек 20 и 30 *строчка 10/100;
  • значение из строчки 40 должно быть не меньше показателя из строчки 50;
  • итоговая сумма, внесенная в бюджет, должна быть не меньше дельты между суммой НДФЛ, фактически удержанного (строчка 70) и значением строчки 90 (возврат плательщику) налога.

Возвращаясь к вопросу, как проверить 6-НДФЛ, пример приведем об изменениях контрольных соотношений.
В прежних редакциях писем рекомендовалось применять в качестве контрольного соотношения для проверки 6-НДФЛ: строка 070 должна равняться сумме строк 140. Напомним, что в строчке 70 предприятие информирует, на какую сумму оно удержало НДФЛ, в строчке 140 – тот же налог с распределением по датам выплаты всех видов вознаграждений.
Затем налоговики изменили свое мнение и допускают, что это контрольное соотношение не всегда правомочно.
Исключением ранее предложенного соотношения стал перенос фактической выплаты в следующем за начислением кварталом, например, заработной платы. Поэтому во вторую часть отчета некоторые суммы в строчку 140 не попадают.
Никакого нарушения законодательства в этом случае нет: кончается один квартал, и закрывается отчет, а в следующем квартале выплачивается зарплата. Отсюда расхождение результата по ранее предложенной налоговиками формуле проверки.
Исходя из предположения, что некоторые организации начисляют и выплачивают зарплату по такой схеме, ФНС исключило это контрольное соотношение из числа обязательных. Ведомство на официальном сайте подтвердило необязательность выполнения этого соотношения.
Поэтому, чтобы выполнить такую операцию, как проверить 6-НДФЛ за 2019 год (за любой отчетный период этого года), применять это контрольное соотношение нет необходимости. Если бухгалтер все же решится на более педантичное исследование подготавливаемого к сдаче отчета, напоминаем, что разница по значениям выделенных строчек − это сумма фактической выплаты вознаграждений, на которые налог начислен в текущем отчетном периоде, а выплата будет произведена в следующем квартале.

Сопоставляем 6-НДФЛ за год с 2-НДФЛ и декларацией на прибыль

Как проверить 6-НДФЛ за 9 месяцев, 3 и 6 месяцев мы рассмотрели на примере применения контрольных соотношений по строчкам двух частей внутри отчета. А вот как проверить отчет 6-НДФЛ за год – рекомендуется использовать дополнительные инструменты.
В результате проверки значения некоторых строчек годового отчета 6-НДФЛ должны определенно соотноситься с информацией, предоставленной организацией в справке 2-НДФЛ и декларации по прибыли за тот же период.
Налоговые инспекторы применяют следующие контрольные соотношения для проверки предоставленного отчета:

  • значение строчки 20 (итого начислено дохода) равно сумме по заявленным справкам 2-НДФЛ и сумме в строке 20 второго приложения в декларации по прибыли;
  • значение строчки 25 (итого начислено дивидендов) должно быть равно сумме по заявленным справкам 2-НДФЛ и по коду 1010 соответствовать в приложении 2 декларации;
  • строчка 40 (рассчитанный налог) совпадает по значению со строчкой 30 второго приложения декларации и с суммой рассчитанного налога по заявленным справкам 2-НДФЛ;
  • удержанный налог в строчке 80 соответствует строчке 34 декларации в приложении 2 декларации и сумме неудержанного налога по заявленным справкам 2-НДФЛ;
  • количество физлиц, получивших выплаты от предприятия, равно количеству справок 2-НДФЛ и числу приложений №2, оформленных к декларации.

Штрафы

Сроки для сдачи отчета 6-НДФЛ установлены законодательством, и их не рекомендуется нарушать, в противном случае, на предприятие будут наложены штрафные санкции.
За несдачу отчетности, кроме штрафа по 1000 рублей за каждый месяц просрочки, организации грозит то, что расчетный счет компании и вовсе заблокируют, а разблокируют только после предоставления отчета.
Штрафных санкций представляется возможным избежать, если организация самостоятельно исправит ошибки и сдаст уточненку до того, как неточности выявит проверяющий.
За предоставление отчета, содержащего ошибки, организация будет оштрафована, а налоговая потребует уточненку.

Заключение

Для проверки отчета бухгалтеру надлежит произвести такие действия, как проверить 6-НДФЛ и 2-НДФЛ, проверить все равенства и соотношения в рекомендуемых налоговой строчках отчетов.
Отчет пройдет проверку в налоговой, если строки заполнены по правилам, с учетом рекомендаций, опубликованных ФНС на официальном сайте. При несовпадениях и обнаружении ошибок – сразу внести корректную информацию, а если отчет уже отправлен, то предоставить инспекторам уточненку.
Конечно, это не полный перечень контрольных соотношений, которые помогают инспектору выявить ошибки в отчете 6-НДФЛ.
Налоговые органы постоянно публикуют официальные письма, которые регулируют порядок проверки отчета перед сдачей.
Бухгалтеру надлежит внимательно отслеживать новости сайта ФНС, чтобы быть в курсе, не допускать ошибки, а значит избежать штрафных санкций и доначислений за недостоверную информацию.
Сданный отчет налоговые органы проверяют только на правильность контрольных соотношений. Достоверность цифр и дат, указанных организацией в отчете 6-НДФЛ, проверяющие инспектируют при выездной проверке, когда организация предоставляет документацию: договоры, справки на льготы, свидетельства о рождении детей и т.д.
Поэтому рекомендуется хранить ксерокопии документации, подтверждающей льготы при вычетах, и оригиналы гражданско-правовых договоров, чтобы предоставить их проверяющему при выездной проверке.

Статьи по теме: